واحدهای معاونت پشتیبانی و اهم وظایف آنها

تعریف معاونت :

اولین سطح توزیع اختیارات و مسئولیت ها می باشد که یک یا چند وظیفه اساسی دستگاه را بعهده داشته و برای کاهش حیطه نظارت بالاترین مقام اجرائی دستگاه به کار می رود. هر معاونت شامل تعدادی واحد سازمانی تحت عناوین دفتر ، اداره کل یا مدیریت و ... می باشد.

بخش اداری و مالی :

 یکی از بازوان مهم دستگاه اجرائی است که وظیفه آن تامین اعتبارات ، بودجه ، نیروی انسانی برای دستگاه است.

وظایف عمده معاونت پشتیبانی :

1ـ تهیه و پیشنهاد خط مشی ها اداری و مالی دانشگاه در قالب مقررات و ضوابط موجود در راستای اهداف مورد نظر دانشگاه به شورای دانشگاه

2- نظارت بر اجرای خط مشی های تصویب شده در واحدهای اجرایی

3- ایجاد هماهنگی بین امور ستادی دانشگاه با وظایف و مسئولیت های اصلی به منظور دستیابی هر چه سریعتر به اهداف مورد نظر

4- نظارت بر حسن انجام امور اداری ، مالی ، خدماتی ، تعمیراتی دانشگاه

5- شرکت در کمیته ها ، کنفرانس ها ، کمیسیون ها ، و سیمنارهای اداری و مالی

 اهم وظایف مدیریت تشکیلات ، آموزش و بودجه برنامه ای:

1- انجام مطالعات لازم در زمینه طرحهائی در رابطه با روشهای نوین سازمان دهی و مدیریت واحدهای دانشگاه به منظور هم سوئی با جامعه انقلاب اسلامی و نیل به هدفهای نهائی دانشگاه

2- مطالعه و بررسی روشهای بهبود بازده نیروها و منابع موجود دانشگاه با در نظر گرفتن به حداکثر رسانیدن کمیت و کیفیت بازده دانشگاه

3- مطالعه مستمر تشکیلات و سازمان تفصیلی دانشگاه با توجه به توسعه و گسترش فعالیتهای واحدهای دانشگاه

4- نظارت بر تخصیص پست ، صدور احکام از لحاظ اجرای طرح طبقه بندی مشاغل و رعایت مقررات استخدامی

5- برپائی و شرکت  در اداره کلاسهای توجیهی ، کارآموزی و آموزشهای حین خدمت کارکنان به منظور بالابردن سطح قابلیتها و مهارتهای آنان

6- ارزیابی دقیق و مستمر از وضعیت کیفی و کمی کارکنان و سایر منابع موجود در دانشگاه به منظور شناخت قابلیتها و توان نیروهای موجود

7- مطالعه و بررسی روشهای تقلیل هزینه های دانشگاه با در نظر گرفتن به حداکثر رسانیدن کمیت و کیفیت بازده دانشگاه

8- تهیه و تنظیم بودجه پیشنهادی دانشگاه براساس سیاستها و ضوابط بودجه کل کشور برای واحدهای تحت پوشش و پیش بینی احتیاجات آتی

9- نظارت بر اجرای صحیح مقررات بودجه از طریق ارائه راهنمائیهای لازم و مراقبت در نحوه مصرف اعتبارات و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هر یک از واحدها

10- ابلاغ بودجه مصوب به هر یک از واحدهای تابعه

اداره اعتبارات :
شامل 2 بخش اعتبارات جاری و اعتبارات عمرانی می باشد. کلیه امور در این اداره به صورت اتوماسیون انجام می گردد و اهم وظایف این اداره شامل :
1- نظارت و کنترل در ثبت بودجه ابلاغی به ریز برنامه ها

2 - تطبیق و کنترل بر اعتبار مصوب و تخصیص صحیح اعتبار

3 - کنترل و نظارت در پرداختها با شرح مواد هزینه (فصول 4 گانه ) برنامه و بودجه

4 - نظارت و کنترل به کلیه وجوهات دریافتی از نمایندگی خزانه با درخواست وجه های ارسالی به خزانه

5 - نظارت و کنترل بر تهیه آمارهای موضوعی درباره عملکرد ماهانه اسناد هزینه تامین اعتبار شده

6 - گزارش عملکرد ماهانه هر برنامه با توجه به تخصیصهای ابلاغی از سوی مدیریت بودجه

7 - نظارت ، کنترل و هماهنگی لازم در ارتباط با مانده تخصیص اعتبار با موجودی نقدینگی حسابهای بانکی مورد عمل دریافت و پرداخت ، دفترداری و تنظیم حسابها

8 - هماهنگی و همکاری با سایر واحدهای مالی در مدیریت مربوطه

9 - هماهنگی با مدیریت تشکیلات ، آموزش و بودجه برنامه ای درخصوص بودجه های اصلاحی ، تفصیلی با هماهنگی ذیحساب

10 - ثبت ، تطبیق و کنترل کلیه اسناد هزینه با برنامه های مصوب و تخصیص ابلاغی

11 - تنظیم درخواست وجه از خزانه معین استان به موجب تخصیص های ابلاغی

12 - کنترل بر کلیه وجوهات دریافتی از خزانه معین استان با درخواست وجه ارسالی

13 - به کارگیری سر فصلهای استاندارد و ابلاغی به تفکیک هر برنامه و ثبت آن

14 - تنظیم لیست تنخواه گردان های واحدهای تابعه براساس تخصیص ابلاغی به نسبت هر ماه

لازم به ذکر است اعتبارات عمرانی علاوه بر موارد فوق مسئولیت تهیه و تنظیم اسناد عمرانی عهده دار  می باشد.

واحد رسیدگی

 اسناد هزینه زمانی که توسط عاملین ذیحساب به ذیحساب یا معاون ذیحساب تحویل داده می شود به این واحد ارجاع و توسط این اداره رسیدگی می شود ، چنانچه مغایر با آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه علوم پزشکی باشد به واحد مربوطه واخواهی خواهد شد. اهم وظایف این واحد به شرح زیر می باشد:

1- رسیدگی به اسناد هزینه اعم از بودجه جاری – درآمد اختصاصی – ردیف های فرعی ، طرحهای عمرانی ، پیش پرداخت ها ، علی الحساب و تطبیق دادن پرداختها با قوانین و مقررات ذیربط

2- تهیه پیش نویس نامه های ارجاعی توسط ذیحساب و ارسال آن به واحدهای تحت پوشش دانشگاه علوم پزشکی مطالعه بخشنامه ها ، موافقت نامه ها و تطبیق آن با اسناد هزینه ارسالی

3- بحث و مشورت در مورد دستورالعمل ها و موافقت نامه ها در این اداره

4- پاسخگو بودن به سئوالات و مشکلات واحدهای تابعه توسط تلفن و حضوری

5- تطبیق پرداختها با موافقت نامه های صادره بودجه تفضیلی دانشگاه

6- رسیدگی و اظهار نظر و اقدام در مورد پرونده هایی که مشکل مالی دارند با نظر مافوق

7- مطالعه قوانین بودجه و سایر قوانین و مقررات مالی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای آنها به مقام ذیربط

8- ابلاغ قوانین  و مقررات و تصویب نامه و دستورالعمل ها به واحدهای تحت پوشش

9- انجام امور مربوط و رفع نقص واخواهی اسناد هزینه که از سوی حسابرسان دیوان محاسبات مورد ایراد قرار می گیرد.

10- استعلام در مورد فاکتورهایی که نیاز به تعیین قیمت مصوب در قیمتهای بازار در پرداختهای اداری باشد.

11- انجام مکاتبات لازم در زمینه های مختلف در صورت نیاز 

12- اتخاذ و تدابیر و ارائه راهنمایی های لازم به منظور بالا بردن سطح معلومات کارکنان واحد رسیدگی در جهت بهبود کیفی و کمی امور جاری

13- همکاری همه جانبه با سایر واحدهای ذیحسابی و مدیریت امور مالی

14- حفظ  و حراست بیت المال و اتخاذ تدابیر لازم جهت جلوگیری از اسراف و تبذیر

15- ارائه گزارش های لازم و انجام سایر امور محوله طبق دستور مقام مافوق

 
اداره دفترداری و تنظیم حسابها
 
شرح وظایف رئیس اداره
1- مطالعه و تفسیر  دستورالعملهای صادره در ارتباط با حسابداری دولتی که از سوی مراجع ذیصلاح صادر می گردد.

2 - شناخت حسابها و سرفصلهای استاندارد مورد عمل در امور مالی

3 - کنترل و نظارت در برگه های محاسباتی صادره  از سوی واحد و تطبیق دادن آن با سرفصلهای مصوب و استاندارد

4 - نظارت و کنترل بر دفاتر مالی مورد عمل منجمله دفتر صدور برگه روزنامه – کل – معین

5 - نظارت و کنترل بر صورتحسابهای مالی تهیه شده از سوی حسابداران و ارائه آن در موعد مقرر

6 - کنترل و نظارت بر ضمائم صورتحسابها و تطبیق دادن هر یک از سرفصلهای مورد عمل در ترازنامه

7 - نظارت بر انجام امور مربوط به واخواهیهایی که از سوی اداره کل تمرکز و تلفیق حسابها صورت می گیرد.

8 - تطبیق دادن سرفصلهای هزینه با موافقت نامه های ارسالی از   مقامات ذیصلاح بودجه تفصیلی – جاری عمرانی – اختصاصی

9 - ارسال صورتحسابهای ماهانه به مراجع ذیربط

10 - اعلام مانده پیش پرداختها و علی الحساب سنواتی و پی گیری آن تا حصول نتیجه

11 - کنترل و نظارت بر بایگانی ، اسناد هزینه و نحوه نگهداری

12 - مراقبت و نظارت بر انجام صحیح پرداختها

13 - همکاری همه جانبه با سیر واحدها مدیریت امو رمالی

14 - حفظ و حراست اموال بیت المال از مصرفی و غیرمصرفی

15 - انجام سایر امور محوله مربوط طبق دستور مقام مافوق

 
شرح وظایف معاون
1 - مطالعه مستمر دستورالعملهای مرتبط امور مالی

2 -تشخیص همکاری و هماهنگی همه جانبه با سایر واحدهای مدیریت امور مالی حسابها و سرفصلهای استاندارد

3 - کنترل و نظارت بر استرداد پیش پرداخت و علی الحساب

4 - تهیه و کنترل  صورتحساب های امور مالی

5 - همکاری و پیگیری لازم  در زمینه ثبت برگه های امور مالی و رفع نقص آنها

6 - همکاری و هماهنگی همه جانبه با سایر واحدهای مدیریت امور مالی

 7 - همکاری و هماهنگی با رئیس اداره دفتر داری

8 - آشنایی با شیوه های نوین مکانیزه امور دفترداری درآمد

شرح وظایف حسابدار مسئول
1 - صدور و ثبت برگه های محاسباتی در صدرو برگه ، روزنامه کل
2 - کنترل اسناد حسابداری
3 - هماهنگی همه جانبه با دیگر واحدها ی امور مالی
4 - حفظ و حراست در اموال بیت المال
5 - انجام امور ثبت و تنظیم بطور صحیح منطبق با موازین قانونی
6 - انجام امور مربوط به درآمد

 
شرح وظایف بایگان ذیحسابی
1- مطالعه مستمر دستورالعملهای مربوطه
2- ممهور و شماره گذاری کلیه اسناد و تحویل به اداره کل دیوان محاسبات
3- بایگانی نامه ها 
 
نحوه انجام کار دفترداری 
تحویل اسناد و برگه های محاسباتی از اداره اعتبارات
کنترل و شماره گذاری اسناد در پایان هر ماه و تفکیک اسناد و تحویل به بایگان ذیحسابی
ثبت برگه های محاسباتی در کامپیوتر با توجه کدینگ سرفصلها
در هر ماه صورتحساب های بودجه و درآمد و طرحهای عمرانی بطور جداگانه تهیه و به اداره کل دیوان محاسبات، اداره تمرکز و تلفیق وزارت دارائی ارسال می گردد.
مغایرت کلیه بانکها در طول هر ماه عملکرد دارند.
پی گیری پیش پرداخت و علی الحساب سالهای قبل
 
اداره کارگزینی معاونت پشتیبانی
واحدهای مختلف شامل : رئیس اداره کارگزینی -  کارگزین مسئول -  کارگزین می باشد و دارای  کارگزینی استخدام – کارگزینی هیات علمی – کارگزینی امور بازنشستگی و رفاه – کارگزینی ماموریتهاو مرخصیها – کارگزینی نقل و انتقالات – کارگزینی طرح نیروی انسانی می باشد.
کارگزینی  در سطح شهرستان به صورت متمرکز انجام وظیفه می نماید که در ابتدای سال 83 به شهرستانهای دامغان و گرمسار تفویض اختیار شد ، اهم فعالیتهای واحدهای مذکور به شرح ذیل می باشد:
صدور احکام رسمی و آزمایشی – قطعی – پیمانی – ضریب k
افزایش ضریب سنواتی – تهیه خلاصه پرونده (502) – صدور احکام بازنشستگی – صدور احکام مامور به خدمت و انتقال – ارزشیابی سالانه – صدور احکام هیات علمی – صدور احکام تخلفات و انفصال و نیمه وقت بانوان و بدون حقوق
تفسیر و اجرای بخشنامه های جاری و ابلاغ به واحدهای تابعه
مکاتبات داخلی و خارجی از سازمان در مورد پرسنل
 
دبیرخانه مرکزی معاونت پشتیبانی 
وظایف شامل : صدور نامه های ذیحسابی – بودجه و تشکیلات و نیروی انسانی و اندیکس نامه ها و ارسال نامه های پستی به واحدهای تابعه 
واحد بایگانی

  وظایف مسئول بایگانی اداری

جدا کردن نامه های اداری ، پرسنلی و شماره گذاری نامه های اداری

تهیه نامه جهت پروندهای انتقالی و اعلام وصول پرونده های ارسالی از استانها دیگر

کدینگ نمودن پرونده های پرسنلی

ثبت پرونده در کامپیوتر

بایگانی

شماره گذاری کلیه نامه های پرسنلی از دفتر راهنما

تشکیل پرونده های موقت و راکد نمودن آن

وارد نمودن کلیه نامه های وارده به دفتر کلاسمان

تحویل پرونده ها  به واحدهای مربوطه

تحویل سابقه  نامه های مورد نیاز به واحدها و افراد

تعویض پوشه های پرونده های فرسوده

شماره گذاری نامه های پرسنلی و بایگانی آن

تحویل پرونده ها و شماره گذاری جهت تحویل به شهرستانهای واحد دانشگاه

تشکیل و تبدیل نمودن پرونده های موقت به رسمی و کلاسه جدید

خارج نمودن نامه های اداری سال جاری از زونکن به پوشه های مربوطه

تهیه فتوکپی از پرونده بازنشستگان

واحد دریافت و پرداخت

درخواست ها پس از تامین اعتبار و امضاء به اداره دریافت و پرداخت ارسال می گردد . اداره دریافت و پرداخت نسبت به صدور سند هزینه و حواله مربوطه اعم از سند ماموریت - اضافه کار - سند پاداش حسن خدمت - بازخرید مرخصی - حقوق کارکنان اقدام و جهت امضاء به دفتر معاونت پشتیبانی یا ریاست دانشگاه ارسال می گردد.

اسناد پس از رسیدگی و ثبت در دفاتر دبیرخانه و تامین اعتبار و صدور برگه حسابداری به دریافت و پرداخت ارسال می گردد. اداره دریافت و پرداخت نسبت به صدور چک و نامه های مربوطه اقدام می نماید سپس جهت امضاء به معاونت پشتیبانی و ذیحسابی ارسال می گردد.

اسناد پس از امضاء به دریافت و پرداخت ارسال تا اقدامات بعدی ، واریز سپرده ، پرداخت مالیات و پرداخت کسورات قانونی آن اقدام گردد.وظایف این واحد شامل :

پاسخگوئی به سئوالات و مشکلات واحدهای تابعه و ارسال وجه تنخواه گردان به آن واحدها

مطالعه قوانین و مقررات مالی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای آنها به مقام ذیربط

گرفتن مغایرت بانکی در پایان هر ماه بطور جداگانه

ثبت کلیه چک ها در دفاتر مربوطه و مانده گیری حسابهای مربوطه

جمع آوری فرم 1/5 بازنشستگی ماهیانه از 17 واحد زیر مجموعه و جمع بندی در یک فرم استانی و ارسال به سازمان بازنشستگی

پرداخت کمک هزینه ازدواج کارکنان و افراد تحت تکفل آنها

پرداخت کمک هزینه فوت کارکنان

مکاتبات با بانک های مختلف جهت کسر اقساط وام

مکاتبات با اداره دارایی جهت پرداخت مالیات کسر شده و دریافت رسید مربوطه

مکاتبات با سازمان تامین اجتماعی جهت شرکت های طرف قرارداد با دانشگاه

مکاتبات با بانک ها جهت دریافت ضمانتنامه بانکی و یا ابطال ضمانتنامه

صدور گواهی حقوق به کارکنان بازنشسته و شاغل جهت دریافت وام از بانک های مختلف

پرداخت به موقع قبوض برق ، آب ، گاز ، تلفن و تلفن همراه در حدود 150 فقره

ارائه گزارش های لازم و انجام سایر امور محوله طبق دستور مقام مافوق

حفظ و حراست بیت المال و اتخاذ تدابیر لازم جهت جلوگیری از اسراف بی مورد

شرکت در آگهی مناقصه دانشگاه و تصمیم گیری های لازم در این موارد

 خدمات دانشگاه

خدمات دانشگاه در حوزه معاونت پشتیبانی انجام امور ذیل را عهده دار می باشد.

1ـ نظارت بر اجرای قراردادها که توسط پیمانکاران تامین نیروی خدماتی، نظافتی و پشتیبانی اداری ، نگهداری امور تاسیساتی و مکانیکی و الکتریکی و ...  در واحدهای تحت پوشش دانشگاه

2- کنترل ورود و خروج پرسنل در واحدها

3- بکارگیری نیروهای شرکتی در حوزه پشتیبانی و اداری براساس مصوبه موجود

4ـ اسکان و پذیرائی میهمانان دانشگاه

5ـ پیگیری امور تعمیرات و نگهداری خانه های سازمانی و تحویل و تحول آن به کارکنان و اساتید

6ـ اسکان نیروهای طرحی در خوابگاه و پیگیری امور ساختمانی و تاسیساتی آنها

7ـ کنترل و پیگیری امور تاسیسات در واحد پشتیبانی و ستاد دانشگاه و اورژانس 115 و کلینیک تخصصی و